Les 5 questions à vous poser pour réussir votre passage sur Chorus Pro
1- Suis-je obligé de basculer sur Chorus Pro ?
Chorus Pro, c’est le nouveau portail public de l’état, sur lequel transitent l’ensemble des factures à destination du service public. Ce portail permet à l’Etat de dématérialiser 100% des factures qui lui sont adressées depuis le 1er janvier 2020. Pour faciliter la tâche des entreprises fournisseurs, la totalité des administrations publiques utilisent le même portail.
Toutes les entreprises fournissant les services publics sont impactées par cette modification, qui intervient dans le cadre de la loi sur la modernisation de l’économie attaqué en 2008 et de l’ordonnance du 26 juin 2014 qui établit les modalités de mise en œuvre de cette dématérialisation
L’État, les établissements publics et les collectivités territoriales sont concernés, soit près de 92 000 entités, mais aussi plus d’un million de fournisseurs et de sous-traitants.
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2- Quelles sont les factures concernées ?
L’ensemble des factures adressées aux administrations sont concernées par cette réglementation.
- L’État,
- Les établissements publics nationaux (EPN),
- Les collectivités territoriales,
- Les établissements publics de santé (EPS),
- Les établissements publics locaux (EPL) :
- établissements publics de coopération intercommunale (EPCI),
syndicats mixtes, - établissements publics sociaux et médico-sociaux (notamment les EHPAD),
régies personnalisées, - CCAS/CIAS,
- caisses des écoles,
- offices publics de l’habitat,
- services départementaux d’incendie et de secours (SDIS),
- centre de gestion de la fonction publique,
- toutes formes de coopération entre collectivités (par exemple les interrégionales), excepté les ententes, conventions, etc.),
- l’Outre-Mer : Guadeloupe, La Réunion, Guyane, Martinique, Saint-Barthélemy et Saint-Pierre et Miquelon.
- établissements publics de coopération intercommunale (EPCI),
Dans le cadre de l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014, la mesure ne s’applique pas aux :
- Groupements de coopération sanitaire,
- Autres formes de coopération dans le domaine sanitaire :
- syndicat inter-hospitalier,
- communauté hospitalière de territoire,
- groupements de coopération sociale et médico-sociale,
- Régies dotées de la seule autonomie financière,
- Groupements d’intérêt public locaux (ex GIP MDPH),
- Associations syndicales autorisées,
- Associations foncières rurales,
3- Qu’est-ce que ce portail change dans mon processus de facturation interne ?
Avant Chorus Pro, l’ensemble du processus de facturation était défini en fonction de votre organisation, la plupart du temps par un processus classique de facturation papier. Désormais, vous devez vous adapter aux modes de fonctionnement du portail Chorus Pro.
Il existe 3 modes de fonctionnement et vous pouvez déterminer lequel vous correspond le mieux au regard de votre volumétrie de factures.
| Type de processus | Manuel : Dépôt direct | Semi-automatisé : API via un prestataire | Automatisé : Liaison directe EDI |
|---|---|---|---|
| Volumétries | moins de 30 factures | entre 30 et 1000 factures | supérieur à 1000 factures |
| Avantage | Pour les toutes petites volumétries, il n’y a aucun frais de mise en place, et peut être rapidement mis en place | Un prestataire se charge de créer un connecteur avec la solution, automatisant la quasi-totalité du processus | La liaison EDI permet une connexion directe entre le système informatique du fournisseur et le portail chorus pro, |
| Inconvénient | Il y a beaucoup d’informations à ressaisir à la main | Il faut vérifier au préalable si toutes les informations sont présentes sur la facture | Le développement nécessite des compétences informatiques internes et génère un certain coût et délai de mise en œuvre |
| Coût du service | Gratuit | Tarification du service à la facture | Développement informatique en interne |
| Temps estimé par facture | 8 à 15 min | 1 mn 30 | Instantané |
4- Où se trouveront mes données de facturation et seront-elles protégées ?
Chorus Pro est un portail web sécurisé de saisie des factures développé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État). C’est un service à compétence nationale dont la gouvernance est interministérielle. Ses missions majeures sont :
- Piloter l’urbanisation du système d’information financière de l’État
- Maintenir en condition opérationnelle le système d’information Chorus, de gestion de la dépense, de la recette non fiscale et de la comptabilité de l’État
- Piloter de nouveaux projets interministériels ou ministériels et leur intégration dans le SI Chorus
- Accompagner le changement dans les ministères et auprès des utilisateurs.
Dans ce cadre de sécurité, un contrôle de cohérence des données transmises est effectué systématiquement par Chorus Pro. Il vérifie la cohérence du flux, sa sécurité (contrôle antiviral) ainsi que la structure des données (la manière dont sont stockés les différents champs qui constituent les données).
Au travers du portail, l’AIFE garantira la réception immédiate et intégrale de la facture et assurera la fiabilité de l’identification de l’émetteur, l’intégrité des données, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des échanges.
Si vous passez par un prestataire pour déployer une solution semi-automatisée, vous pouvez vous assurer du respect des points de sécurité ci-dessous :
- Services de chiffrement pour assurer la sécurité des données
- Signature électronique des factures avec des certificats RGS2
- Authentification des parties via un protocole sécurisé et certifié
- Transmission sécurisée vers le concentrateur Chorus
- Garantie de réception pour assurer une traçabilité des échanges
5- Quels bénéfices puis-je attendre ?
Pour favoriser son adoption auprès des entreprises, l’Etat entoure cette démarche de bénéfices attendus pour les fournisseurs, l’objectif étant de simplifier les démarches auprès des services publics, et de leur permettre de réduire les délais de paiement et de temps de gestion.
3 principaux atouts sont mis en avant dans le cadre de cette petite révolution numérique :
Réduction des coûts
Avec la suppression des factures papier à destination des services de l’Etat
Gain de temps
Dans la gestion et le suivi de la facture, et dans la transmission particulièrement pour les dépôts automatisés (voir notre tableau comparatif)
Paiements plus rapides
En réduisant les délais de transmission et de validation pour paiement